1. Allgemeines

Innerhalb der mobile App und der Webanwendung „ePortal“ werden Daten nur im Auftrag der Auftraggeber*innen erfasst und gespeichert. Die Verantwortung liegt bei den jeweiligen Auftraggeber*innen. Ebenfalls steuern die Auftraggeber*innen Löschfristen und das Anlegen und Löschen der Daten.

2. Ansprechpartner ePortrait

Die Verantwortlichen Stellen sind Ihnen organisatorisch im Arbeitsverhältnis mit Ihrem Arbeitgeber bekannt.

Für Fragen an ePortrait erreichen Sie uns unter:

ePortrait GmbH
Marienstraße 30
10117 Berlin
E-Mail: service@eportrait.de

3. Datenerfassung in den Apps

3.1 Serverseitig erfasste Daten

Beim Aufruf der oben genannten Apps werden in der Regel automatisch die folgenden Informationen von Ihrem Browser an unseren Server übertragen:

Datum und Uhrzeit des Aurufes
Betriebssystem und Browsersoftware des abrufenden Computers, jeweils einschließlich Version
Bildschirmauflösung und Farbtiefe des abrufenden Computers
Browsereinstellungen wie die eingestellte Sprache
Browser-Plugins (JavaScript, Flash Player, Java, Silverlight, Adobe Acrobat Reader usw.)

Diese Daten verarbeiten wir auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO, nämlich:

zur Bereitstellung unserer Apps,
zur Aufrechterhaltung der technischen Stabilität und Sicherheit unserer Website einschließlich der Ermittlung und Beseitigung von Störungen
zur Prüfung bei konkreten Anhaltspunkten für eine rechtswidrige Nutzung (z.B. bei einem Verdacht auf Verleumdung im Rahmen eines bereitgestellten Blogs oder auf Betrug im Rahmen des Online-Shops).

3.1 Anwendungsseitig erfasste Daten – mobile App

Unsere mobile App speichert Daten von registrierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern:

Zeitstempel Erstellung
Vorname und Nachname
Interne Kennnummer (soweit vom Auftraggeber/von Auftraggeberin so festgelegt)
E-Mail Adresse (soweit vom Auftraggeber/von Auftraggeberin so festgelegt)
Verlinkung zu den eingereichten Bildern (innerhalb der Löschfrist eingereichter Bilder)
User-ID (fortlaufende Nummer in Datenbank)

Es werden keine Daten von nicht autorisierten Nutzer*innen erfasst. Personen die die App aus Stores herunterladen können sich ohne Authentifizierung nicht registrieren und damit keine personenbezogenen Daten an ePortrait übermitteln.

3.2 Anwendungsseitig erfasste Daten – ePortal

Die Webanwendung ePortal (zuvor Zentrale) speichert personenbezogene Daten vom Mitarbeiter*innen der Auftraggeber*innen. Die Anlage der Personen/Nutzer*innen obliegt den Auftraggeber*innen, eine Selbstregistrierung ist nicht möglich.

Vorname und Nachname
E-Mail Adresse
Benutzername
Rolle (für Rechtemangement ePortal)
Aktionen (wie Löschen, Bearbeiten)
Erstellungsdatum
Filtereinstellungen
Anzahl der Login-Versuche
User-ID (fortlaufende Nummer in Datenbank)

3.3 Zweck der Erfassung

Die Datenerfassung dient der Authentifizierung berechtigter Nutzer des Auftraggebers und der Verlinkung eingereichter Daten zur Nachvollziehbarkeit. Sie dient außerdem der Rechtesteuerung.

3.4 Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden für die gesamte Dauer gespeichert. Bis diese durch die Auftraggeber*innen selbst gelöscht werden. Die Auftraggeber managen die Daten selbst über die Anwendung ePortal.

4. Cookies

Es werden Session-Cookies eingesetzt.

5. Stand und Änderung dieser Informationen

Die vorliegenden Informationen zum Datenschutz gelten ab dem 23.05.2023.